Portfolio

Administratieve en logistieke afhandeling van verenigingscongressen met jaarlijks ruim 2.400 deelnemers

Voor meerdere verenigingscongressen, elk met ruim 2.400 deelnemers, hebben wij de volledige administratieve en logistieke afhandeling verzorgd in locaties zoals het MECC, World Forum, RAI, De Doelen en WTC Expo. Onze werkzaamheden omvatten:

• Voorbereiden van de registratiewebsite: We configureerden een gebruiksvriendelijke registratiewebsite gekoppeld aan het backoffice systeem, zodat leden eenvoudig en laagdrempelig konden inschrijven voor het congres.
• Koppeling met dagprogramma software: We integreerden de registratiewebsite met dagprogramma software, waardoor deelnemers via een dynamische mobiele app toegang kregen tot het programma en relevante informatie, wat hun congreservaring aanzienlijk verbeterde.
• Inschrijvingsbeheer: Het administratief verwerken van inschrijvingen, inclusief het bevestigen van deelname en het afhandelen van betalingen via diverse betaalmethoden waaronder incasso. Dit zorgde voor een soepele registratie van duizenden deelnemers.
• Vragen en communicatie: We beantwoordden alle vragen van deelnemers voorafgaand aan het congres, zodat zij goed voorbereid en geïnformeerd waren.
• Verzending van congresbescheiden: We verzorgden de tijdige verzending van congresbescheiden, zoals programma’s, badges en andere noodzakelijke documenten.
• Ontvangst en begeleiding op locatie: In samenwerking met een professioneel hostingservicebureau coördineerden we de inzet van 40-50 hostesses, die zorgden voor een vlotte ontvangst en begeleiding van deelnemers. Hierdoor verliep het evenement soepel en werden deelnemers tijdig naar de juiste sessies geleid.

Door deze uitgebreide ondersteuning, van de voorbereiding van geavanceerde registratiesystemen tot de coördinatie van deelnemersbegeleiding op locatie, konden de verenigingen zich volledig richten op de inhoud en het succes van hun congressen. Wij zorgden voor een foutloze administratieve en logistieke uitvoering, die resulteerde in een naadloze en positieve ervaring voor alle deelnemers.

Een idee krijgen van wat wij nog meer doen?

Bekijk het portfolio