Congresmanagement

Projectassistentie bij de organisatie van een groot internationaal congres

Voor een groot, meerdaags, internationaal congres in de RAI Amsterdam hebben wij in de laatste maanden van de voorbereiding uitgebreide projectassistentie verleend. Onze ondersteuning was cruciaal om het evenement, dat plaatsvond in meerdere zalen van het congrescentrum, succesvol en vlekkeloos te laten verlopen. Onze werkzaamheden omvatten:

• Ondersteuning en advies: We boden strategisch advies en operationele ondersteuning aan de overige projectleden, waarbij we hielpen knelpunten op te lossen tijdens de voorbereiding en uitvoering van het congres.
• Budgetbewaking en sturing: We hielden het budget nauwlettend in de gaten en stuurden bij waar nodig, zodat het congres binnen de geplande financiële kaders bleef.
• Rapportage: Door regelmatige rapportages te verzorgen, hielden we alle betrokkenen op de hoogte van de voortgang, wat hielp bij het nemen van weloverwogen beslissingen.
• Coördinatie van entertainment: We regelden contacten met diverse entertainmentleveranciers, waaronder het boeken en coördineren van bands voor de openings- en feestavonden, wat bijdroeg aan de feestelijke sfeer van het congres.
• Organisatie van partnerprogramma’s en rondvaarten: Naast de congresactiviteiten organiseerden we niet-inhoudelijke partnerprogramma’s, zoals rondvaarten door de grachten van Amsterdam, waardoor de gasten de stad op een unieke manier konden ervaren.
• Souvenirstand en unieke ervaringen: We namen de uitdaging aan om op locatie een complete souvenirstand met een uitgebreide collectie te verzorgen, inclusief een authentiek Amsterdams draaiorgel, wat een memorabele ervaring voor de deelnemers creëerde.
• Evenementcoördinatie in de RAI Amsterdam: Tijdens de congresdagen zelf coördineerden we alle activiteiten, waarbij we zorgden voor een soepel verloop van de sessies en evenementen in de verschillende zalen van het congrescentrum, evenals de prestigieuze gala-evenementen in locaties zoals het Okura en het Scheepvaartmuseum in Amsterdam.

Onze uitgebreide ondersteuning en creatieve invulling van het congres zorgden ervoor dat zowel de inhoudelijke als de niet-inhoudelijke onderdelen van het evenement, verspreid over meerdere zalen van de RAI en de binnenstad van Amsterdam, perfect op elkaar aansloten, wat resulteerde in een onvergetelijke ervaring voor alle deelnemers.

Implementatie van SEPA-standaard bij meerdere organisaties

Voor meerdere organisaties hebben we de noodzakelijke veranderingen doorgevoerd om tijdig over te stappen naar de SEPA-standaard, zodat zij vanaf 1 februari probleemloos konden incasseren. Onze werkzaamheden omvatten:

• Aanpassing van systemen: We hebben de benodigde aanpassingen in de systemen doorgevoerd om te voldoen aan de Europese SEPA-standaard, waarbij we zorgden voor een naadloze integratie met de administratie.
• Automatisering van mandaten: Vanuit de CRM-systemen hebben we automatische mandaten gegenereerd, waardoor de overstap naar SEPA efficiënt en foutloos verliep.
• Optimalisatie van interne procedures: We hebben de interne procedures herzien en aangepast om ervoor te zorgen dat alle processen volledig in lijn waren met de nieuwe SEPA-vereisten. Dit omvatte zowel de operationele als administratieve workflows.
• Training en ondersteuning: Daarnaast hebben we personeel getraind om met de nieuwe systemen en procedures te werken, zodat de organisaties direct goed konden functioneren binnen de nieuwe SEPA-omgeving.

Deze uitgebreide aanpak zorgde ervoor dat alle betrokken organisaties zonder onderbrekingen konden overstappen op de Europese incassostandaard, met volledig geoptimaliseerde systemen en processen.

Volledige logistieke ondersteuning bij congres- en evenementendeelname (opslag en beheer)

Voor diverse klanten hebben we de volledige verantwoordelijkheid op ons genomen voor het opslaan, beheren en transporteren van alle benodigde materialen voor deelname aan bijeenkomsten en congressen. Dit omvatte onder andere folder- en standmateriaal, mobiele netwerkunits met laptops, en mobiele WIFI-netwerken. De klant hoefde zich nergens zorgen over te maken; wij regelden alles, van begin tot eind. Onze werkzaamheden omvatten:

• Selectie en voorbereiding van materialen: Op basis van de door de klant aangeleverde data, locaties en thema’s selecteerden wij het benodigde materiaal en zorgden voor de voorbereiding en configuratie van zowel hard- als software.
• Transport en opbouw op locatie: We organiseerden het transport van alle materialen naar de congres- of evenementenlocatie, waar we zorgden voor de opbouw en installatie van stands, laptops, en netwerkvoorzieningen.
• Begeleiding en ondersteuning ter plaatse: Tijdens de evenementen boden we ondersteuning ter plaatse, zodat alles soepel verliep en eventuele problemen snel konden worden opgelost.
• Afbouw en schoonmaak: Na afloop van de evenementen zorgden we voor het afbouwen, schoonmaken van de apparatuur, en het veilig terugtransporteren en opslaan van alle materialen.
• Regelmatige updates en onderhoud: Tussen de evenementen door voerden we updates en onderhoud uit op de hard- en software, zodat alles in optimale conditie was voor de volgende inzet.

Door deze uitgebreide service konden onze klanten zich volledig richten op hun presentaties en interacties tijdens de bijeenkomsten, terwijl wij zorgden voor de logistiek en het technische beheer. Dit resulteerde in een vlekkeloze deelname aan elk evenement, zonder dat de klant zich druk hoefde te maken over de operationele details.

Volledige organisatie van bijeenkomsten (kick off’s) voor projectbureau

Voor een projectbureau hebben we het volledige traject rondom meerdere bijeenkomsten georganiseerd, waarbij we ervoor zorgden dat elk aspect van de evenementen tot in de puntjes was geregeld. Onze werkzaamheden omvatten:

• Selectie en contact met locaties: We selecteerden geschikte locaties, vroegen offertes aan, en hielden nauw contact met de locaties om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verliep.
• Uitnodigingen en communicatie: We verstuurden uitnodigingen naar deelnemers, verzorgden de bijbehorende correspondentie, en volgden op met het nabellen van deelnemers om de opkomst te optimaliseren.
• Voorbereiding van presentaties en apparatuur: We zorgden ervoor dat alle presentaties goed voorbereid waren en dat de benodigde computerapparatuur op locatie beschikbaar was.
• Dagcoördinatie: Tijdens de bijeenkomsten namen we de volledige dagcoördinatie op ons, zodat het evenement soepel en volgens schema verliep.

Door onze uitgebreide ondersteuning kon het projectbureau zich richten op de inhoud van de bijeenkomsten, terwijl wij zorgden voor een vlekkeloze uitvoering van alle organisatorische aspecten.

Ondersteuning bij meerdere congressen

Voor een reeks congressen hebben we uitgebreide ondersteuning geboden om ervoor te zorgen dat alles soepel verliep en professioneel werd uitgevoerd. Onze werkzaamheden omvatten:

• Ontwerp en aanpassing van standmateriaal: We ontwierpen en pasten standmateriaal aan om te zorgen dat het naadloos aansloot bij de branding en boodschap van het congres.
• Plaatsing en opbouw: We coördineerden de plaatsing en opbouw van stands op de congreslocaties, inclusief logistieke planning om ervoor te zorgen dat alles op tijd en volgens plan verliep.
• Audiovisuele coördinatie: We werkten nauw samen met audiovisuele technici om te zorgen voor een vlekkeloze technische ondersteuning, van geluid tot projectie, waardoor presentaties en sprekers optimaal werden ondersteund.
• Dagprogramma ondersteuning: We ondersteunden ook bij de opzet en uitvoering van het dagprogramma, inclusief timing en logistieke coördinatie, om ervoor te zorgen dat de evenementen zonder problemen verliepen.

Dankzij deze uitgebreide ondersteuning konden de congressen plaatsvinden zonder haperingen, waardoor de organisatoren zich volledig konden richten op het succes van hun evenement.

.

Advies en ondersteuning bij corporate congressen

Voor een reeks corporate congressen hebben we uitgebreid geadviseerd en ondersteund bij de planning en uitvoering van het evenement, met uitzondering van de inhoudelijke aspecten. Onze werkzaamheden omvatten:

• Advies op maat voor standmateriaal: We adviseerden over het ontwerp, de aanpassingen en de optimale plaatsing van standmateriaal, zodat het perfect aansloot bij de branding en doelen van het evenement.
• Coördinatie van plaatsing en opbouw: We verzorgden de logistieke planning en coördinatie voor de plaatsing en opbouw van de stands, zodat alles op tijd en volgens de hoogste standaard werd gerealiseerd.
• Technisch advies en coördinatie: We adviseerden en werkten samen met audiovisuele technici om de technische ondersteuning, zoals geluid, verlichting en projectie, tot in de puntjes te regelen.
• Ondersteuning van het dagprogramma: We adviseerden over de opzet van het dagprogramma, inclusief timing en logistieke coördinatie, om een naadloze uitvoering van het evenement te garanderen.

Onze adviserende rol en hands-on ondersteuning zorgden ervoor dat elk aspect van het evenement, behalve de inhoud, zorgvuldig was gepland en professioneel werd uitgevoerd, waardoor de organisatoren zich konden concentreren op het succes van hun corporate event.

Mystery guest op bedrijfsevenementen voor kwaliteitsbewaking en serviceoptimalisatie

Op verzoek van organisatoren hebben wij als mystery guest deelgenomen aan verschillende bedrijfsevenementen, waarbij wij ons inschreven als reguliere, betalende deelnemer zonder bekendmaking van onze identiteit. Dit stelde ons in staat om de volledige deelnemerservaring grondig te testen en te evalueren. Onze werkzaamheden omvatten:

• Inschrijven en betalingsgemak: We doorliepen het volledige inschrijfproces, inclusief het testen van de gebruiksvriendelijkheid van de inschrijvingswebsite en het gemak van betaling, om te beoordelen hoe soepel het registratieproces voor deelnemers verloopt.
• Ontvangst en documentatie: We evalueerden de juistheid en volledigheid van de ontvangen stukken, zoals toegangspassen en informatiepakketten, en controleerden hoe goed deze overeenkwamen met de verwachtingen van ons als deelnemer. Dit omvatte het tussentijds wisselen van congresonderdelen om de flexibiliteit en responsiviteit van de registratie/organisatie te beoordelen.
• Deelname aan het evenement: Tijdens het evenement zelf testten we verschillende aspecten, waaronder de efficiëntie van het registratiebureau en de serviceverlening.
• Catering en faciliteiten: We beoordeelden de kwaliteit van de catering, zoals koffie, thee, lunch en eventuele borrels, evenals de algemene voorzieningen zoals wachttijden en de algehele servicekwaliteit.
• Verslaglegging en advies: Na het evenement hebben we een gedetailleerd verslag opgesteld waarin we elk aspect van de deelnemerservaring beschreven, inclusief eventuele wachttijden, de kwaliteit van de faciliteiten en andere relevante details. Daarnaast hebben we ook advies gegeven voor mogelijke verbeteringen.
• Bespreking met de klant: We bespraken onze bevindingen en aanbevelingen met de klant om hen te helpen de kwaliteit van toekomstige evenementen te verbeteren en de deelnemerservaring verder te optimaliseren.

Door deze discrete en uitgebreide evaluatie hielpen we organisatoren om inzicht te krijgen in de sterktes en verbeterpunten van hun evenement, wat leidde tot gerichte acties om de kwaliteit en service te verhogen bij toekomstige evenementen.